Zaken Nu
Image default
Financiële diensten

Wil je een betere grip op jouw administratie en projecten? Het kan, met deze 3 tips

Wist je dat ondernemers maandelijks gemiddeld 7,5 uur spenderen aan hun boekhouding? Dat zijn heel wat uren die je als ondernemer liever ergens anders in steekt. Ben je een ondernemer die werkt op projectbasis, dan komt daar ook nog eens projectmanagement bovenop. De status van een opdracht opvolgen, gewerkte tijd registreren, facturen correct opmaken, het is elke maand opnieuw een heel karwij. Het goede nieuws? Het kan veel vlotter!

 

Vergeet Excel

Excel — of een andere spreadsheetoplossing — is een verleidelijke tool om te gebruiken voor je boekhouding of projectmanagement. Het is toegankelijk qua prijs, gebruiksvriendelijk genoeg en de meeste mensen kennen het. Maar daar houden de voordelen dan ook zowat op, want spreadsheets zijn allesbehalve ideaal om een administratie of projecten mee op te volgen.

 

Gebrek aan overzicht

Tools zoals Excel zijn weinig overzichtelijk. Als jij de spreadsheet hebt opgemaakt, dan is dat voor jou ongetwijfeld erg duidelijk. Maar voor jouw collega’s ziet het er eerder een boeltje uit — want hoe heb je die berekening gemaakt, hoe geef je de status van een project aan, waar staat de tijdregistratie? Dat gebrek aan overzicht maakt samenwerken in Excel moeilijk én vergroot de kans op fouten. We weten allemaal dat fouten maken menselijk is, maar ze kunnen leiden tot pijnlijke situaties — verkeerde bedragen factureren aan een klant, bijvoorbeeld. Terwijl jij of jouw collega’s zoeken naar informatie in een spreadsheet en fouten proberen recht te trekken, tikt de klok verder. Je verliest dus tijd, en daardoor ook geld. Terwijl jij als ambitieuze ondernemer natuurlijk liever jouw échte job uitvoert, in plaats van je bezig te houden met manuele administratie- of projectopvolging.

 

Gebruik slimme software

Dus: geen Excel of andere spreadsheets meer. Wat dan wel? Een goede boekhouding begint bij slimme software. Met een slim online boekhoudpakket kan je tot 73% van je tijd besparen op je administratie, want heel wat boekhoudtaken worden van jou overgenomen dankzij automatisaties. Artificiële intelligentie (AI) leert documenten herkennen, verwerkt ze meteen en maakt zelfs een koppeling met jouw bank. Dat zijn kleine maar tijdrovende taken die jij dus niet meer moet uitvoeren.

Slimme software geeft jou ook een duidelijk overzicht over jouw boekhouding. Hierdoor heb jij meer grip op jouw cijfers en kan je er beter op inspelen. Je neemt relevantere beslissingen en je holt niet langer achter de feiten aan. En aangezien je met jouw online boekhoudpakket in de cloud werkt, kan je altijd en overal jouw cijfers raadplegen. Met andere woorden: je kan eindelijk écht beginnen ondernemen.

Gebruik je een slim boekhoudpakket, dan verklein je meteen ook de kans op menselijke fouten. AI is intelligent, dat weet je ongetwijfeld. Maar wist je ook dat het een zelflerend systeem is? AI leert continu bij en past zichzelf aan waar nodig.

 

Houd het bij één tool

Jouw boekhouding op orde dankzij slimme software? Check! Projectmanagement nog nooit zo gemakkelijk met Excel? Euh… geen check. Want jammer toch dat jouw administratie nu zo efficiënt in elkaar zit, maar jouw manier van projecten beheren nog steken laat vallen? Investeer daarom ook in slimme software voor jouw projectmanagement. Je hebt hiermee realtime overzicht op al jouw projecten. Je ontvangt rapporten over de status van een opdracht, waardoor je kan snel bijsturen als je ziet dat een project over tijd of budget dreigt te gaan. Ook je werknemers geven hun gepresteerde uren gemakkelijk in via een app. En dankzij een koppeling met jouw slimme boekhoudpakket wordt deze en andere informatie meteen uitgewisseld. De koppeling maakt dat je eigenlijk maar met één tool werkt, want de systemen werken continu samen. Zo hoef jij dus geen dubbel werk meer te doen. Handig, toch?

Gerelateerde artikelen

Waarom uw bedrijfspand verkopen?